Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc xin nghỉ phép là một phần không thể thiếu giúp đảm bảo sức khỏe và tinh thần của nhân viên. Việc hiểu và sử dụng đúng các lý do xin nghỉ phép bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả với cấp trên mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng công việc. Ngoài ra, việc viết một email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh cũng đòi hỏi sự chi tiết và lịch sự để thông báo kịp thời và rõ ràng tình trạng sức khỏe của bạn. Bài viết này sẽ cung cấp các lý do phổ biến để xin nghỉ phép và hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Các lý do xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Dưới đây là một số lý do phổ biến để xin nghỉ phép bằng tiếng Anh:
Sick Leave (Nghỉ ốm):
“I am feeling unwell and need to take a few days off to recover.”
“Tôi cảm thấy không khỏe và cần nghỉ vài ngày để hồi phục.”
“I have been diagnosed with [illness] and my doctor has advised me to rest.”
“Tôi đã được chẩn đoán mắc [bệnh] và bác sĩ khuyên tôi nên nghỉ ngơi.”
Personal Leave (Nghỉ phép cá nhân):
“I need to take a few days off to attend to some personal matters.”
“Tôi cần nghỉ vài ngày để giải quyết một số việc cá nhân.”
“I have a family emergency that requires my immediate attention.”
“Tôi có một trường hợp khẩn cấp gia đình cần sự chú ý ngay lập tức của tôi.”
Vacation Leave (Nghỉ phép du lịch):
“I would like to request vacation leave from [start date] to [end date] for a planned trip.”
“Tôi muốn xin nghỉ phép từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc] cho một chuyến đi đã lên kế hoạch.”
“I am planning to take some time off to recharge and spend time with my family.”
“Tôi dự định nghỉ một thời gian để nghỉ ngơi và dành thời gian cho gia đình.”
Bereavement Leave (Nghỉ tang):
“I am saddened to inform you that a close family member has passed away, and I need to take bereavement leave.”
“Tôi rất buồn phải thông báo rằng một thành viên trong gia đình tôi đã qua đời và tôi cần nghỉ tang.”
“I need time off to attend the funeral of a relative.”
“Tôi cần thời gian nghỉ để dự đám tang của một người thân.”
Maternity/Paternity Leave (Nghỉ thai sản/cha mẹ):
“I am expecting a child and would like to request maternity leave starting from [date].”
“Tôi đang mang thai và muốn xin nghỉ thai sản bắt đầu từ [ngày].”
“My partner and I are expecting a baby, and I would like to take paternity leave to support my family.”
“Bạn đời của tôi và tôi đang mong đợi một em bé, và tôi muốn xin nghỉ phép cha mẹ để hỗ trợ gia đình.”
Medical Appointment (Nghỉ để đi khám bệnh):
“I have a medical appointment and need to take a few hours off.”
“Tôi có một cuộc hẹn khám bệnh và cần nghỉ vài giờ.”
“I need to undergo a medical procedure and will require time off for recovery.”
“Tôi cần thực hiện một thủ tục y tế và sẽ cần thời gian nghỉ để hồi phục.”
Mental Health Day (Nghỉ để chăm sóc sức khỏe tinh thần):
“I am feeling mentally exhausted and need to take a day off to rest and recuperate.”
“Tôi cảm thấy kiệt sức về tinh thần và cần nghỉ một ngày để nghỉ ngơi và hồi phục.”
“I need a mental health day to manage stress and ensure my well-being.”
“Tôi cần một ngày nghỉ để chăm sóc sức khỏe tinh thần, quản lý căng thẳng và đảm bảo sức khỏe của mình.”
Jury Duty (Nghỉ để làm nhiệm vụ bồi thẩm đoàn):
“I have been summoned for jury duty and will need to take time off to fulfill this obligation.”
“Tôi đã được triệu tập để làm nhiệm vụ bồi thẩm đoàn và sẽ cần nghỉ để hoàn thành nghĩa vụ này.”
“I need to attend jury duty from [start date] to [end date].”
“Tôi cần tham gia nhiệm vụ bồi thẩm đoàn từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc].”
Religious Observance (Nghỉ để thực hiện tín ngưỡng tôn giáo):
“I would like to request time off to observe a religious holiday.”
“Tôi muốn xin nghỉ để thực hiện một ngày lễ tôn giáo.”
“I need to take a day off for a religious observance.”
“Tôi cần nghỉ một ngày để thực hiện tín ngưỡng tôn giáo.”
Study Leave (Nghỉ để học tập):
“I am requesting study leave to prepare for my upcoming exams.”
“Tôi xin nghỉ học để chuẩn bị cho các kỳ thi sắp tới.”
“I need time off to attend a professional development course.”
“Tôi cần nghỉ để tham gia một khóa đào tạo chuyên môn.”
Hy vọng những lý do trên sẽ hữu ích cho bạn trong việc viết một email xin nghỉ phép!
Cách viết mail xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh
Subject: Leave Request for [Reason]
Dear [Manager’s Name],
I hope this message finds you well. I am writing to request [type of leave, e.g., sick leave, personal leave, etc.] from [start date] to [end date] due to [reason, e.g., illness, personal matters, planned vacation, etc.].
I have ensured that my current tasks are either completed or handed over to [colleague’s name] to minimize any disruptions. I will also be available via email or phone for any urgent matters that may arise during my absence.
Thank you for your understanding and support.
Best regards,
[Your Name]
[Your Job Title]
[Your Contact Information]
Bản dịch tiếng Việt:
Chủ đề: Yêu cầu nghỉ [Lý do]
Kính gửi [Tên Quản lý],
Tôi hy vọng email này tìm thấy anh/chị trong tình trạng sức khỏe tốt. Tôi viết thư này để yêu cầu nghỉ [loại nghỉ phép, ví dụ: nghỉ ốm, nghỉ cá nhân, v.v.] từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc] do [lý do, ví dụ: bệnh, việc cá nhân, chuyến du lịch đã lên kế hoạch, v.v.].
Tôi đã đảm bảo rằng các nhiệm vụ hiện tại của mình đã được hoàn thành hoặc bàn giao cho [tên đồng nghiệp] để giảm thiểu bất kỳ sự gián đoạn nào. Tôi cũng sẽ sẵn sàng trả lời qua email hoặc điện thoại nếu có bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào phát sinh trong thời gian tôi vắng mặt.
Cảm ơn anh/chị đã thông cảm và hỗ trợ.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ của bạn]
[Thông tin liên hệ của bạn]
Email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh – Mẫu số 01
Dear [Manager’s Name],
I hope this message finds you well. I am writing to inform you that I am feeling unwell and will not be able to attend work today. After visiting the doctor, I have been diagnosed with [specific illness, if comfortable sharing] and have been advised to rest for [number of days] days to ensure a full recovery.
During my absence, I have made the following arrangements to ensure that my tasks are managed:
- Project A: [Colleague’s Name] has been briefed and will handle any urgent matters related to this project.
- Task B: I have completed most of the work, and [Another Colleague’s Name] will cover any outstanding issues.
- Daily Reports: I have provided instructions to [Another Colleague’s Name] to prepare and send the daily reports in my absence.
I will remain accessible via email and phone should there be any urgent issues that require my attention. Please feel free to reach out if you need any additional information or support from my end.
I apologize for any inconvenience my absence may cause and appreciate your understanding and support during this time. I will keep you updated on my recovery progress and notify you if there are any changes to my return date.
Thank you for your consideration.
Best regards,
[Your Name]
[Your Job Title]
[Your Contact Information]
Bản dịch tiếng Việt:
Tiêu đề: Yêu cầu nghỉ ốm
Kính gửi [Tên quản lý],
Tôi hy vọng email này sẽ gặp anh/chị trong tình trạng tốt. Tôi viết email này để thông báo rằng tôi cảm thấy không khỏe và sẽ không thể đi làm ngày hôm nay. Sau khi thăm khám bác sĩ, tôi đã được chẩn đoán mắc [bệnh cụ thể, nếu bạn cảm thấy thoải mái chia sẻ] và được khuyên nên nghỉ ngơi trong [số ngày] ngày để đảm bảo hồi phục hoàn toàn.
Trong thời gian tôi vắng mặt, tôi đã sắp xếp các công việc sau để đảm bảo rằng công việc của tôi được quản lý:
- Dự án A: [Tên đồng nghiệp] đã được thông báo và sẽ xử lý các vấn đề cấp bách liên quan đến dự án này.
- Nhiệm vụ B: Tôi đã hoàn thành hầu hết công việc, và [Tên đồng nghiệp khác] sẽ xử lý các vấn đề còn lại.
- Báo cáo hàng ngày: Tôi đã cung cấp hướng dẫn cho [Tên đồng nghiệp khác] để chuẩn bị và gửi báo cáo hàng ngày trong thời gian tôi vắng mặt.
Tôi sẽ vẫn có thể truy cập email và điện thoại trong trường hợp có vấn đề cấp bách cần sự chú ý của tôi. Xin vui lòng liên hệ nếu anh/chị cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ từ phía tôi.
Tôi xin lỗi vì sự bất tiện do sự vắng mặt của tôi gây ra và rất biết ơn sự thông cảm và hỗ trợ của anh/chị trong thời gian này. Tôi sẽ cập nhật tình hình hồi phục của mình và thông báo cho anh/chị nếu có bất kỳ thay đổi nào về ngày trở lại.
Cảm ơn anh/chị đã xem xét.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ của bạn]
[Thông tin liên hệ của bạn]
Lưu ý khi viết email xin nghỉ ốm chi tiết:
- Chủ đề email rõ ràng: Đảm bảo chủ đề email nêu rõ mục đích để người nhận dễ nhận biết.
- Giải thích cụ thể: Cung cấp chi tiết về tình trạng sức khỏe nếu cảm thấy thoải mái.
- Lên kế hoạch công việc: Nêu rõ ai sẽ đảm nhận công việc của bạn và làm thế nào để đảm bảo không gián đoạn.
- Thông tin liên lạc: Đưa ra phương thức liên lạc trong trường hợp cần thiết.
- Lời xin lỗi và cảm ơn: Thể hiện sự tôn trọng và biết ơn đối với sự thông cảm của cấp trên.
Email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh – Mẫu số 02
Subject: Sick Leave Request
Dear [Manager’s Name],
I hope this message finds you well. I am writing to inform you that I am not feeling well and will need to take a sick leave starting from [start date] to [end date]. I visited the doctor today and have been diagnosed with [illness, e.g., flu, severe cold, etc.], which requires a few days of rest and recovery.
I have attached the medical certificate from my doctor for your reference.
To ensure that my absence does not affect our work, I have taken the following steps:
- Current Projects: I have updated [colleague’s name] on the status of my current projects, and they have kindly agreed to cover for me during my absence.
- Urgent Matters: For any urgent issues, [colleague’s name] can be reached at [colleague’s email/phone number]. Alternatively, I will be available via email for any critical matters that require my attention.
- Pending Tasks: I have completed [task name] and have informed [colleague’s name] about [task name] that needs to be followed up in my absence.
I apologize for any inconvenience my absence may cause and appreciate your understanding and support. I will make sure to catch up on any missed work as soon as I return.
Thank you for your consideration.
Best regards,
[Your Name]
[Your Job Title]
[Your Contact Information]
Bản dịch tiếng Việt:
Tiêu đề: Đơn Xin Nghỉ Ốm
Kính gửi [Tên quản lý],
Tôi hy vọng email này đến với anh/chị trong tình trạng tốt. Tôi viết email này để thông báo rằng tôi đang cảm thấy không khỏe và cần phải xin nghỉ ốm từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc]. Hôm nay, tôi đã đi khám bác sĩ và được chẩn đoán là [bệnh, ví dụ: cúm, cảm lạnh nặng, v.v.], cần vài ngày để nghỉ ngơi và hồi phục.
Tôi đã đính kèm giấy chứng nhận y tế từ bác sĩ để anh/chị tham khảo.
Để đảm bảo rằng sự vắng mặt của tôi không ảnh hưởng đến công việc, tôi đã thực hiện các bước sau:
- Các dự án hiện tại: Tôi đã cập nhật tình trạng các dự án hiện tại của mình cho [tên đồng nghiệp], và họ đã vui lòng đồng ý đảm nhận công việc của tôi trong thời gian tôi vắng mặt.
- Các vấn đề khẩn cấp: Đối với các vấn đề khẩn cấp, [tên đồng nghiệp] có thể được liên lạc qua [email/số điện thoại của đồng nghiệp]. Ngoài ra, tôi sẽ sẵn sàng qua email cho bất kỳ vấn đề quan trọng nào cần sự chú ý của tôi.
- Các nhiệm vụ đang chờ xử lý: Tôi đã hoàn thành [tên nhiệm vụ] và đã thông báo cho [tên đồng nghiệp] về [tên nhiệm vụ] cần được theo dõi trong thời gian tôi vắng mặt.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào do sự vắng mặt của tôi gây ra và rất mong nhận được sự thông cảm và hỗ trợ của anh/chị. Tôi sẽ đảm bảo bắt kịp các công việc đã bỏ lỡ ngay khi tôi trở lại.
Cảm ơn anh/chị đã xem xét.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh của bạn]
[Thông tin liên hệ của bạn]
Chi tiết cần chú ý khi viết email:
- Cung cấp thông tin cụ thể về ngày nghỉ: Rõ ràng về thời gian bắt đầu và kết thúc nghỉ ốm.
- Kèm theo giấy chứng nhận y tế: Nếu có thể, đính kèm giấy chứng nhận từ bác sĩ.
- Thông báo về việc quản lý công việc: Cung cấp chi tiết về việc bàn giao công việc cho đồng nghiệp và các biện pháp đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
- Thông tin liên hệ: Đảm bảo cung cấp thông tin liên hệ của bạn và đồng nghiệp để quản lý có thể liên lạc khi cần thiết.
- Lời xin lỗi và cảm ơn: Bày tỏ sự xin lỗi và cảm ơn về sự thông cảm và hỗ trợ của quản lý.
Email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh – Mẫu số 03
Subject: Sick Leave Request
Dear [Manager’s Name],
I hope this email finds you well. I am writing to inform you that I am currently experiencing severe [symptoms, e.g., flu-like symptoms, a high fever, etc.] and have visited my doctor today. The doctor has diagnosed me with [illness, e.g., influenza, a severe cold, etc.] and has advised that I take [number of days] days off work to rest and recover fully.
Given this situation, I will not be able to attend work from [start date] to [end date]. I understand the impact that my absence may have on our team’s workflow and would like to assure you that I am taking steps to minimize any disruptions:
- Current Projects and Tasks: I have updated my project files and shared them with [colleague’s name], who has kindly agreed to cover my responsibilities during my absence. I have also briefed them on the status of my tasks and deadlines.
- Urgent Matters: In case of any urgent matters that require my attention, I will be available via email or phone. I will check my messages periodically and do my best to respond promptly.
- Completion of Pending Work: I have completed the [specific task, e.g., the report on XYZ] and have sent it to [colleague’s name] for review. Any additional work will be addressed upon my return.
I apologize for any inconvenience my absence may cause and appreciate your understanding and support during this time. Please let me know if there is anything specific you would like me to address before I leave or if you need further information.
Thank you for your consideration.
Best regards,
[Your Name]
[Your Job Title]
[Your Contact Information]
Bản dịch tiếng Việt:
Chủ đề: Yêu cầu nghỉ ốm
Kính gửi [Tên Quản lý],
Tôi hy vọng email này tìm thấy anh/chị trong tình trạng sức khỏe tốt. Tôi viết thư này để thông báo rằng hiện tại tôi đang gặp phải triệu chứng [triệu chứng, ví dụ: giống cúm, sốt cao, v.v.] và đã đi khám bác sĩ hôm nay. Bác sĩ đã chẩn đoán tôi bị [bệnh, ví dụ: cúm, cảm nặng, v.v.] và khuyên tôi nên nghỉ làm [số ngày] ngày để nghỉ ngơi và phục hồi hoàn toàn.
Do tình trạng này, tôi sẽ không thể đến làm việc từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. Tôi hiểu rằng sự vắng mặt của tôi có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc của nhóm và muốn đảm bảo rằng tôi đang thực hiện các bước để giảm thiểu sự gián đoạn:
- Các dự án và nhiệm vụ hiện tại: Tôi đã cập nhật các tệp dự án và chia sẻ chúng với [tên đồng nghiệp], người đã vui lòng đồng ý tiếp quản các trách nhiệm của tôi trong thời gian tôi vắng mặt. Tôi cũng đã thông báo cho họ về tình trạng công việc và các thời hạn.
- Các vấn đề khẩn cấp: Trong trường hợp có các vấn đề khẩn cấp cần sự chú ý của tôi, tôi sẽ có thể trả lời qua email hoặc điện thoại. Tôi sẽ kiểm tra tin nhắn định kỳ và cố gắng phản hồi nhanh chóng.
- Hoàn thành công việc còn dang dở: Tôi đã hoàn thành [nhiệm vụ cụ thể, ví dụ: báo cáo về XYZ] và đã gửi cho [tên đồng nghiệp] để xem xét. Bất kỳ công việc bổ sung nào sẽ được xử lý khi tôi quay lại.
Tôi xin lỗi vì sự bất tiện mà sự vắng mặt của tôi có thể gây ra và cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ của anh/chị trong thời gian này. Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì cụ thể anh/chị muốn tôi giải quyết trước khi tôi nghỉ hoặc nếu cần thêm thông tin.
Xin cảm ơn sự xem xét của anh/chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ của bạn]
[Thông tin liên hệ của bạn]
Các điểm cần chú ý khi viết email chi tiết:
- Xác định rõ nguyên nhân và thời gian nghỉ: Nêu rõ triệu chứng và chẩn đoán của bác sĩ, cũng như khoảng thời gian dự kiến nghỉ ốm.
- Thông báo tình trạng công việc: Cập nhật tình trạng các dự án và nhiệm vụ hiện tại, đồng thời chỉ định đồng nghiệp tiếp quản công việc nếu có.
- Khả năng liên lạc: Đề cập rằng bạn vẫn sẽ kiểm tra email hoặc điện thoại và sẵn sàng trả lời các vấn đề khẩn cấp nếu cần.
- Lịch sự và chuyên nghiệp: Xin lỗi vì sự bất tiện gây ra và cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ của cấp trên.
Việc biết cách trình bày các lý do xin nghỉ phép và viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn dễ dàng giải quyết các vấn đề cá nhân mà còn tạo ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và trình bày rõ ràng, chi tiết sẽ giúp quá trình xin nghỉ phép trở nên suôn sẻ và dễ dàng hơn. Hy vọng rằng những gợi ý và hướng dẫn trong bài viết này sẽ hỗ trợ bạn trong việc giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc, đồng thời duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Để lại một phản hồi