Văn phòng công chứng có chứng thực điện tử được không là câu hỏi được nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh thủ tục hành chính ngày càng chuyển mạnh sang môi trường số. Thay vì phải photo, đóng dấu chứng thực bản giấy rồi nộp trực tiếp nhiều lần, người dân có thể sử dụng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính để nộp hồ sơ trực tuyến trong nhiều thủ tục. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chứng thực điện tử là gì; văn phòng công chứng có được thực hiện hay không; bản sao điện tử có giá trị như thế nào; khi nào nên làm tại văn phòng công chứng và khi nào phải thực hiện tại cơ quan nhà nước. Hiểu đúng vấn đề này sẽ giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tránh nhầm lẫn giữa chứng thực điện tử, công chứng điện tử và việc tự scan giấy tờ thông thường.
1. Văn phòng công chứng có chứng thực điện tử được không?
Câu trả lời là: văn phòng công chứng có thể thực hiện chứng thực điện tử trong phạm vi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, nếu đáp ứng điều kiện về thẩm quyền, kỹ thuật, chữ ký số, con dấu số và quy trình thực hiện theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, cần hiểu chính xác rằng không phải mọi hoạt động “đưa giấy tờ lên mạng” đều là chứng thực điện tử; cũng không phải mọi văn phòng công chứng trên thực tế đều đã triển khai thuận tiện dịch vụ này cho khách hàng.
Theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. Nghị định này cũng định nghĩa bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc hoặc bản chính dạng văn bản giấy.
Vấn đề tiếp theo là: văn phòng công chứng có phải là chủ thể có thẩm quyền chứng thực hay không? Theo Văn bản hợp nhất 753/VBHN-BTP năm 2026 về chứng thực, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng được xác định là người thực hiện chứng thực trong hệ thống chủ thể có thẩm quyền chứng thực. Từ đó có thể hiểu, nếu công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo pháp luật về chứng thực thì khi thực hiện dưới hình thức điện tử theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP, văn phòng công chứng cũng có cơ sở pháp lý để thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa có thẩm quyền theo pháp luật và có triển khai thực tế tại từng văn phòng. Chứng thực điện tử đòi hỏi quy trình kỹ thuật nhất định: kiểm tra bản chính; chụp điện tử bản chính; nhập lời chứng; ký số của người thực hiện chứng thực; ký số hoặc xác nhận điện tử của tổ chức có thẩm quyền; cập nhật vào sổ chứng thực; trả kết quả điện tử cho người yêu cầu. Nếu văn phòng công chứng chưa được trang bị hệ thống kỹ thuật phù hợp, chưa tích hợp phần mềm hoặc chưa tổ chức quy trình tiếp nhận kết quả điện tử thì dù có thẩm quyền về mặt pháp lý, việc phục vụ khách hàng có thể chưa thực hiện được thuận lợi như chứng thực bản giấy.
Vì vậy, câu trả lời đầy đủ nên là: văn phòng công chứng có thể chứng thực bản sao điện tử từ bản chính nhưng khách hàng nên liên hệ trước để kiểm tra văn phòng đó có đang triển khai dịch vụ chứng thực điện tử hay không. Trong trường hợp cần hồ sơ gấp hoặc cần nộp cho một cơ quan cụ thể, khách hàng cũng nên hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ có chấp nhận bản sao điện tử chứng thực hay bắt buộc nộp bản giấy.
Điểm dễ nhầm nhất là nhiều người nghĩ chỉ cần tự scan căn cước công dân, bằng cấp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc sổ đỏ rồi gửi file PDF là đã có “bản sao điện tử”. Cách hiểu này chưa đúng. File scan tự tạo chỉ là bản chụp điện tử thông thường; nó không có lời chứng, không có chữ ký số của người có thẩm quyền và không có giá trị như bản sao điện tử được chứng thực. Một bản sao điện tử được chứng thực phải được tạo lập theo đúng quy trình pháp luật, có chữ ký số và có khả năng kiểm tra tính toàn vẹn, xác thực của dữ liệu.
2. Chứng thực điện tử là gì và có giá trị pháp lý như thế nào?
Chứng thực điện tử thường được hiểu phổ biến là việc chứng thực bản sao từ bản chính nhưng kết quả được tạo ra dưới dạng điện tử, thay vì bản giấy có dấu đỏ như cách làm truyền thống. Nói cách khác, bản chính vẫn là giấy tờ gốc bằng giấy; người thực hiện chứng thực vẫn phải kiểm tra, đối chiếu với bản chính; nhưng kết quả sau cùng là file điện tử có ký số, có lời chứng điện tử và có giá trị sử dụng trong môi trường điện tử.
Theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP, khi tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ làm cơ sở thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu và người thực hiện, thời hạn, lệ phí, chi phí khác, chế độ lưu trữ được thực hiện theo pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục cơ bản là người yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu; người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng, ký số và cập nhật vào sổ chứng thực.
Giá trị pháp lý của bản sao điện tử được chứng thực cũng được quy định khá rõ. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Điều này có nghĩa, trong nhiều thủ tục hành chính trực tuyến, người dân có thể dùng bản sao điện tử đã chứng thực để nộp hồ sơ mà không phải photo, chứng thực giấy rồi scan lại.
Tuy nhiên, cần hiểu đúng cụm từ “có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực”. Bản sao điện tử được chứng thực không biến thành “bản chính mới”; nó là bản sao được xác nhận đúng với bản chính tại thời điểm chứng thực. Nếu pháp luật chuyên ngành hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu phải xuất trình bản chính để kiểm tra trực tiếp, bản sao điện tử có thể không thay thế được nghĩa vụ xuất trình bản chính. Ví dụ, trong một số giao dịch tài sản, hồ sơ đặc thù hoặc thủ tục cần kiểm tra tình trạng pháp lý tại thời điểm hiện tại, cơ quan tiếp nhận vẫn có thể yêu cầu bản chính hoặc giấy tờ bổ sung.
Lợi ích lớn nhất của chứng thực điện tử là tính tiện dụng. Người dân có thể lưu bản sao điện tử trong kho dữ liệu, dùng lại cho nhiều thủ tục, gửi cho cơ quan tiếp nhận qua môi trường trực tuyến và hạn chế phải đi chứng thực nhiều lần. Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia có thể lưu giữ bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Chính vì vậy, chứng thực điện tử đặc biệt hữu ích trong những trường hợp cần nộp hồ sơ trực tuyến như hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ lao động, hồ sơ giáo dục, hồ sơ hành chính, hồ sơ đăng ký dịch vụ công hoặc các thủ tục yêu cầu bản sao giấy tờ cá nhân. Thay vì mỗi lần làm thủ tục lại phải đi photo, chứng thực rồi nộp bản giấy, người dân có thể tận dụng bản sao điện tử đã chứng thực nếu còn phù hợp với yêu cầu của thủ tục.
Tuy nhiên, chứng thực điện tử không phải là “chứng thực qua ảnh chụp Zalo”, cũng không phải là việc văn phòng công chứng nhận file scan rồi đóng dấu điện tử ngay mà không kiểm tra bản chính. Về nguyên tắc, bản chính vẫn phải được xuất trình để người có thẩm quyền kiểm tra. Đây là yếu tố cốt lõi để bảo đảm bản sao điện tử được chứng thực thực sự phản ánh đúng nội dung của bản chính.
3. Khi nào nên làm chứng thực điện tử tại văn phòng công chứng?
Người dân nên nghĩ đến chứng thực điện tử tại văn phòng công chứng khi có nhu cầu sử dụng bản sao giấy tờ trong môi trường trực tuyến, đặc biệt là các giấy tờ cá nhân hoặc hồ sơ thường xuyên phải nộp nhiều lần. Ví dụ, căn cước công dân, hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ, giấy phép lái xe, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm, giấy tờ đại diện pháp luật, giấy tờ tài sản hoặc các văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính.
Trong môi trường làm việc hiện nay, nhiều cơ quan, doanh nghiệp, trường học, ngân hàng, sàn giao dịch, nền tảng dịch vụ công hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ đã quen với việc nhận bản PDF điện tử. Tuy nhiên, giữa một file scan thông thường và một bản sao điện tử được chứng thực có sự khác biệt rất lớn. File scan thông thường có thể bị chỉnh sửa, cắt ghép, thay đổi nội dung mà khó kiểm soát; còn bản sao điện tử được chứng thực có chữ ký số, có thông tin xác thực và có cơ sở kiểm tra tính toàn vẹn.
Văn phòng công chứng là lựa chọn thuận tiện trong nhiều trường hợp vì người dân có thể thực hiện đồng thời nhiều việc: chứng thực bản sao giấy; chứng thực bản sao điện tử; chứng thực chữ ký; dịch thuật công chứng; chứng thực chữ ký người dịch; công chứng hợp đồng, văn bản, giao dịch nếu có nhu cầu. Với cá nhân, điều này giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Với doanh nghiệp, việc xử lý hồ sơ tại một đầu mối giúp giảm rủi ro sai sót, nhất là khi cần chuẩn bị nhiều bộ hồ sơ pháp lý cho đấu thầu, ngân hàng, đăng ký doanh nghiệp, xin giấy phép hoặc giao dịch với đối tác.
Tuy nhiên, trước khi đến văn phòng công chứng để yêu cầu chứng thực điện tử, khách hàng nên kiểm tra ba vấn đề. Thứ nhất, văn phòng đó có đang thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hay mới chỉ chứng thực bản giấy. Thứ hai, cơ quan hoặc tổ chức nơi khách hàng nộp hồ sơ có chấp nhận bản sao điện tử chứng thực hay không. Thứ ba, giấy tờ bản chính có đủ điều kiện để chứng thực hay không.
Theo pháp luật về chứng thực, người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và bản chính không thuộc trường hợp bị từ chối thì thực hiện chứng thực. Khi chuyển sang môi trường điện tử, yêu cầu kiểm tra bản chính vẫn là điều kiện quan trọng, chỉ khác ở chỗ kết quả được tạo lập dưới dạng file điện tử có ký số.
Những giấy tờ nên ưu tiên làm chứng thực điện tử là các giấy tờ có nhu cầu sử dụng nhiều lần, ít thay đổi nội dung, thường xuyên phải nộp trong hồ sơ trực tuyến. Ví dụ, giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, căn cước công dân, hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn, đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm. Với các giấy tờ có thời hạn hoặc thường xuyên thay đổi như giấy xác nhận cư trú, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khỏe, xác nhận tài khoản ngân hàng, khách hàng nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận trước khi làm để tránh trường hợp bản sao điện tử không còn phù hợp tại thời điểm nộp.
Một lưu ý thực tế là chứng thực điện tử phù hợp nhất với các hồ sơ được nộp trực tuyến. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu nộp hồ sơ giấy, khách hàng vẫn có thể phải in ra hoặc thực hiện chứng thực bản giấy. Dù pháp luật cho phép chuyển đổi kết quả điện tử ra bản giấy trong một số trường hợp, việc bản giấy chuyển đổi có được chấp nhận hay không còn phụ thuộc quy định chuyên ngành và yêu cầu của nơi tiếp nhận.
4. Những giấy tờ không được dùng để chứng thực điện tử và các nhầm lẫn thường gặp
Không phải cứ có bản chính là chắc chắn được chứng thực điện tử. Pháp luật về chứng thực quy định nhiều trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Các trường hợp này bao gồm bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp; bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; bản chính do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự trong trường hợp pháp luật yêu cầu; giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Đối với giấy tờ nước ngoài, đây là lỗi rất phổ biến. Nhiều người mang bằng cấp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận độc thân, giấy tờ doanh nghiệp hoặc giấy tờ tài sản do nước ngoài cấp đến yêu cầu chứng thực bản sao điện tử. Nếu giấy tờ đó thuộc diện phải hợp pháp hóa lãnh sự nhưng chưa thực hiện, văn phòng công chứng có thể từ chối chứng thực. Trong trường hợp này, khách hàng cần hoàn thiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước, sau đó mới thực hiện dịch thuật, chứng thực bản dịch hoặc chứng thực bản sao theo yêu cầu cụ thể của hồ sơ.
Một nhầm lẫn khác là coi chứng thực điện tử giống công chứng điện tử. Chứng thực điện tử trong phạm vi bài viết này chủ yếu nói đến chứng thực bản sao điện tử từ bản chính; còn công chứng điện tử liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch bằng phương thức điện tử theo quy định của pháp luật công chứng và quy trình kỹ thuật riêng. Hai hoạt động này không giống nhau. Chứng thực bản sao điện tử không làm phát sinh giao dịch mới; nó chỉ xác nhận bản sao điện tử đúng với bản chính đã đối chiếu. Công chứng hợp đồng, giao dịch lại nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Cũng cần phân biệt chứng thực điện tử với việc ký số tài liệu cá nhân. Một cá nhân có chữ ký số có thể ký lên file PDF do mình tạo ra nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc file PDF đó là bản sao chứng thực từ bản chính. Chữ ký số cá nhân chỉ thể hiện người đó ký hoặc xác nhận tài liệu điện tử; còn chứng thực bản sao điện tử phải do người có thẩm quyền chứng thực thực hiện, trên cơ sở kiểm tra bản chính và nhập lời chứng theo quy định.
Thêm một vấn đề thực tế là nhiều nơi tiếp nhận hồ sơ chưa thống nhất hoàn toàn trong việc xử lý bản sao điện tử chứng thực. Về nguyên tắc, bản sao điện tử được chứng thực có giá trị pháp lý theo quy định. Tuy nhiên, trong từng thủ tục cụ thể, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu định dạng file, mã tra cứu, cách tải lên hồ sơ, thời hạn tài liệu hoặc bản chính đối chiếu. Vì vậy, trước khi làm hồ sơ quan trọng như đăng ký tài sản, hồ sơ đất đai, hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ ngân hàng hoặc hồ sơ xuất nhập cảnh, khách hàng nên kiểm tra yêu cầu cụ thể để tránh phải làm lại.
Với văn phòng công chứng, khi triển khai chứng thực điện tử, yếu tố quan trọng không chỉ là thẩm quyền mà còn là tính an toàn của dữ liệu. Hồ sơ chứng thực điện tử cần bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, khả năng tra cứu và lưu trữ. Người dân cũng cần bảo quản file điện tử cẩn thận, tránh gửi tùy tiện cho bên không liên quan, nhất là các giấy tờ chứa dữ liệu cá nhân như căn cước công dân, hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ nhà đất hoặc hồ sơ tài chính.
Kết luận
Như vậy, văn phòng công chứng có chứng thực điện tử được không thì câu trả lời là có thể có, cụ thể là chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong phạm vi thẩm quyền chứng thực của công chứng viên và khi văn phòng công chứng đáp ứng điều kiện triển khai thực tế. Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong nhiều giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Tuy nhiên, người dân không nên nhầm chứng thực điện tử với việc tự scan giấy tờ, ký số cá nhân hoặc công chứng điện tử hợp đồng, giao dịch. Để sử dụng hiệu quả, khách hàng nên mang bản chính hợp lệ, kiểm tra trước nơi tiếp nhận hồ sơ có chấp nhận bản sao điện tử hay không và liên hệ trước với văn phòng công chứng để biết dịch vụ chứng thực điện tử đã được triển khai hay chưa.
Để lại một phản hồi