Văn phòng công chứng có làm hồ sơ xin việc được không? Đây là câu hỏi rất thực tế, nhất là với người cần nộp hồ sơ gấp để đi làm, phỏng vấn, ký hợp đồng lao động, hoàn thiện hồ sơ nhân sự hoặc bổ sung giấy tờ theo yêu cầu của doanh nghiệp. Hiểu một cách chính xác, văn phòng công chứng không phải là cơ quan “cấp” hồ sơ xin việc theo nghĩa hành chính nhưng có thể hỗ trợ người dân hoàn thiện nhiều giấy tờ quan trọng trong bộ hồ sơ xin việc như chứng thực bản sao giấy tờ, chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, chứng thực chữ ký người dịch đối với hồ sơ dịch thuật. Nếu khách hàng có nhu cầu làm hồ sơ xin việc lấy ngay hoặc chứng thực sơ yếu lý lịch lấy ngay, vui lòng liên hệ hotline 1900.0164 để nhận báo giá và được tư vấn dịch vụ nhanh chóng, thuận tiện.
1. Văn phòng công chứng có làm hồ sơ xin việc được không?
Câu trả lời là: có thể hỗ trợ làm hồ sơ xin việc nhưng cần hiểu đúng phạm vi công việc. Văn phòng công chứng không phải là nơi cấp giấy khám sức khỏe; không cấp lý lịch tư pháp; không xác nhận tình trạng cư trú; không thay doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng. Tuy nhiên, văn phòng công chứng có thể hỗ trợ các việc rất cần thiết trong một bộ hồ sơ xin việc như sao y chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, chứng thực chữ ký người dịch đối với giấy tờ nước ngoài hoặc hồ sơ song ngữ.
Trong thực tế, nhiều người vẫn quen gọi là “công chứng hồ sơ xin việc”, “công chứng sơ yếu lý lịch”, “công chứng bằng cấp”, “công chứng căn cước công dân”. Cách gọi này phổ biến trong đời sống nhưng về mặt pháp lý cần phân biệt rõ: phần lớn giấy tờ trong hồ sơ xin việc không phải là “công chứng” theo nghĩa công chứng hợp đồng, giao dịch, mà là chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chứng thực chữ ký. Theo văn bản hợp nhất Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, chứng thực bản sao là việc căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính; chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Công chứng viên của phòng công chứng, văn phòng công chứng là một trong những người thực hiện chứng thực theo quy định pháp luật.
Điểm quan trọng nhất là: văn phòng công chứng có thể chứng thực bản sao giấy tờ và chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch. Đây chính là hai nhu cầu phổ biến nhất khi làm hồ sơ xin việc. Người đi xin việc thường cần nộp bản sao căn cước công dân, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, sổ hộ khẩu cũ hoặc giấy tờ cư trú nếu nơi tuyển dụng yêu cầu, giấy khai sinh, giấy phép lái xe, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, sơ yếu lý lịch có chứng thực chữ ký. Với các giấy tờ này, văn phòng công chứng có thể hỗ trợ sao chụp, đối chiếu bản chính, chứng thực bản sao và đóng dấu theo quy định nếu hồ sơ hợp lệ.
Riêng đối với sơ yếu lý lịch, nhiều người thường hỏi: “Văn phòng công chứng có xác nhận sơ yếu lý lịch được không?” Vấn đề này cần nói thật rõ. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực không xác nhận nội dung lý lịch theo kiểu nhận xét về việc chấp hành chủ trương, chính sách, pháp luật ở địa phương. Theo Công văn 873/HTQTCT-CT năm 2017 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, bao gồm cả tổ chức hành nghề công chứng, không phê nội dung nhận xét về việc chấp hành chủ trương, pháp luật, chính sách, quy định của Đảng, Nhà nước, địa phương vào sơ yếu lý lịch; chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người yêu cầu trên sơ yếu lý lịch.
Như vậy, nếu hỏi theo cách thông thường là “văn phòng công chứng có làm hồ sơ xin việc được không?” thì có thể trả lời là có hỗ trợ làm và hoàn thiện hồ sơ xin việc. Nhưng nếu hỏi chính xác theo pháp luật thì văn phòng công chứng thực hiện các thủ tục thuộc thẩm quyền như chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; còn các giấy tờ phải do cơ quan chuyên môn cấp thì khách hàng cần thực hiện tại đúng nơi có thẩm quyền.
Một lợi thế lớn khi làm hồ sơ xin việc tại văn phòng công chứng là sự nhanh gọn. Nhiều người cần nộp hồ sơ trong ngày, cần nhiều bộ bản sao bằng cấp, căn cước công dân, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân. Nếu tự đi photo, tự sắp xếp từng bộ, tự tìm nơi chứng thực, người làm hồ sơ rất dễ mất thời gian; nhất là khi cần hồ sơ gấp trước giờ phỏng vấn hoặc trước thời hạn nhận việc. Văn phòng công chứng thường có quy trình tiếp nhận, kiểm tra, photo, sắp xếp, chứng thực và trả kết quả tương đối nhanh, giúp người dân tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
2. Hồ sơ xin việc thường cần công chứng, chứng thực những giấy tờ nào?
Một bộ hồ sơ xin việc phổ biến thường gồm sơ yếu lý lịch; đơn xin việc; căn cước công dân hoặc hộ chiếu; bằng tốt nghiệp; bảng điểm; chứng chỉ chuyên môn; ảnh thẻ; giấy khám sức khỏe; giấy khai sinh hoặc giấy tờ nhân thân khác nếu doanh nghiệp yêu cầu. Tùy từng vị trí, doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm giấy phép lái xe, chứng chỉ hành nghề, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy xác nhận cư trú hoặc các giấy tờ đặc thù.
Trong số đó, nhóm giấy tờ thường được chứng thực tại văn phòng công chứng là bản sao căn cước công dân, hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ, giấy khai sinh, giấy phép lái xe, chứng chỉ nghề nghiệp. Người yêu cầu chứng thực cần mang bản chính để công chứng viên đối chiếu với bản sao. Theo quy định về chứng thực bản sao, người yêu cầu phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực và bản sao cần chứng thực; nếu chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có thể chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp không có phương tiện để chụp.
Đối với sơ yếu lý lịch, người yêu cầu nên điền đầy đủ thông tin cá nhân trước khi đến văn phòng công chứng nhưng không ký trước nếu cần chứng thực chữ ký. Lý do là chứng thực chữ ký yêu cầu người ký thực hiện chữ ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực để xác nhận chữ ký đó là của người yêu cầu. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó và là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký về nội dung giấy tờ, văn bản.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay không còn yêu cầu quá nhiều giấy tờ “công chứng” như trước nhưng với các vị trí cần quản lý nhân sự chặt chẽ, làm việc trong lĩnh vực tài chính, giáo dục, y tế, vận tải, bảo vệ, xuất khẩu lao động, hồ sơ đi làm tại khu công nghiệp hoặc hồ sơ nộp cho cơ quan, tổ chức, yêu cầu chứng thực vẫn rất phổ biến. Vì vậy, chuẩn bị sẵn một vài bộ hồ sơ xin việc có chứng thực sẽ giúp ứng viên chủ động hơn khi nộp hồ sơ ở nhiều nơi.
Một điểm thuận lợi nữa là việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký hiện nay không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Điều này có nghĩa là người đang sinh sống, học tập, làm việc xa quê vẫn có thể đến văn phòng công chứng thuận tiện để thực hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, thay vì phải quay về nơi thường trú như nhiều người vẫn lầm tưởng.
Tuy nhiên, không phải giấy tờ nào trong hồ sơ xin việc cũng có thể xử lý tại văn phòng công chứng. Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp; phiếu lý lịch tư pháp phải thực hiện theo thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp; giấy xác nhận cư trú thuộc thẩm quyền cơ quan quản lý cư trú; xác nhận kinh nghiệm làm việc thường do đơn vị, doanh nghiệp cũ xác nhận. Văn phòng công chứng có thể tư vấn, hướng dẫn khách hàng chuẩn bị đúng loại giấy tờ nhưng không thể thay thế cơ quan có thẩm quyền cấp các giấy tờ chuyên ngành này.
Nếu khách hàng cần làm hồ sơ xin việc nhanh nên chuẩn bị trước bản chính các giấy tờ quan trọng; xác định số lượng bộ hồ sơ cần nộp; kiểm tra yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng; chuẩn bị ảnh thẻ đúng kích thước; điền sơ yếu lý lịch rõ ràng, thống nhất thông tin với căn cước công dân và bằng cấp. Trường hợp chưa biết cần công chứng, chứng thực loại giấy tờ nào, khách hàng có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn trước, tránh mất thời gian đi lại nhiều lần.
3. Chứng thực sơ yếu lý lịch tại văn phòng công chứng cần lưu ý gì?
Sơ yếu lý lịch là giấy tờ thường gây nhầm lẫn nhất trong hồ sơ xin việc. Trước đây, nhiều người quen với việc mang sơ yếu lý lịch về UBND xã, phường để xin xác nhận và thường mong muốn cơ quan xác nhận cả nội dung về nhân thân, quá trình cư trú, việc chấp hành pháp luật. Tuy nhiên, theo hướng dẫn của cơ quan chuyên môn về chứng thực, đối với sơ yếu lý lịch, cơ quan có thẩm quyền chỉ chứng thực chữ ký của người khai, không ghi nhận xét về việc chấp hành chủ trương, chính sách, pháp luật tại địa phương.
Điều này có ý nghĩa rất thực tế. Khi văn phòng công chứng chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, công chứng viên xác nhận rằng chữ ký trong sơ yếu lý lịch là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Công chứng viên không xác nhận toàn bộ nội dung khai trong sơ yếu lý lịch là đúng hay sai; không xác nhận người đó có cư trú tại địa phương hay không; không xác nhận quá trình chấp hành pháp luật; không xác nhận tình trạng hôn nhân, nhân thân, quan hệ gia đình nếu các nội dung đó chưa được kiểm tra bằng thủ tục chuyên biệt. Vì vậy, người khai sơ yếu lý lịch phải tự chịu trách nhiệm về nội dung mình đã kê khai.
Khi đi chứng thực sơ yếu lý lịch, người dân nên mang theo căn cước điện tử, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Theo thông tin thủ tục chứng thực chữ ký trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, thành phần hồ sơ chứng thực chữ ký có thể bao gồm một trong các giấy tờ tùy thân nêu trên; trường hợp cơ quan giải quyết khai thác được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì có thể không yêu cầu xuất trình giấy tờ này.
Người yêu cầu cũng cần lưu ý một lỗi rất thường gặp: ký sẵn vào sơ yếu lý lịch ở nhà rồi mới mang đi chứng thực. Trong nhiều trường hợp, công chứng viên sẽ yêu cầu người đó ký lại trước mặt người thực hiện chứng thực để bảo đảm đúng bản chất của thủ tục chứng thực chữ ký. Vì vậy, cách tốt nhất là điền đầy đủ thông tin, kiểm tra kỹ nội dung nhưng để phần chữ ký thực hiện tại văn phòng công chứng theo hướng dẫn của người tiếp nhận hồ sơ.
Đối với hồ sơ xin việc cần nhiều bộ, khách hàng nên chuẩn bị số lượng sơ yếu lý lịch tương ứng với số bộ hồ sơ dự kiến nộp. Nếu chỉ chứng thực một bản nhưng cần nộp nhiều nơi, sau này khách hàng lại phải đi làm thêm, mất thời gian. Thực tế, nhiều người thường chuẩn bị từ 03 đến 05 bộ hồ sơ xin việc để nộp cho nhiều doanh nghiệp khác nhau; mỗi bộ gồm sơ yếu lý lịch có chứng thực chữ ký, bản sao chứng thực căn cước công dân, bản sao chứng thực bằng cấp, chứng chỉ và các giấy tờ khác theo yêu cầu.
Thời hạn thực hiện chứng thực theo quy định phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận sau 15 giờ, trừ một số trường hợp đặc biệt. Vì vậy, với các hồ sơ thông thường, việc chứng thực sơ yếu lý lịch, chứng thực bản sao giấy tờ trong hồ sơ xin việc thường có thể thực hiện khá nhanh nếu giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, hợp lệ.
Với những trường hợp cần hồ sơ gấp, cần lấy ngay trong ngày, cần hỗ trợ photo, sắp xếp hồ sơ, chứng thực nhiều loại giấy tờ cùng lúc, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ xin việc tại văn phòng công chứng. Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với sinh viên mới ra trường, người lao động đi làm tại khu công nghiệp, người chuẩn bị nhận việc gấp, người cần bổ sung hồ sơ nhân sự, người ở xa quê không tiện về địa phương để xác nhận.
4. Dịch vụ làm hồ sơ xin việc, chứng thực sơ yếu lý lịch lấy ngay
Dịch vụ làm hồ sơ xin việc lấy ngay tại văn phòng công chứng giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ do thiếu giấy tờ, sai hình thức, thiếu chứng thực hoặc chứng thực không đúng loại giấy tờ mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Thay vì tự chuẩn bị từng bản photo, tự tìm nơi chứng thực, tự kiểm tra từng giấy tờ, khách hàng có thể được hỗ trợ theo quy trình nhanh gọn: tiếp nhận nhu cầu; kiểm tra giấy tờ bản chính; tư vấn số lượng bộ hồ sơ cần chuẩn bị; photo, sắp xếp giấy tờ; thực hiện chứng thực bản sao; hướng dẫn chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch; bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh.
Dịch vụ này không chỉ phù hợp với người lao động cá nhân mà còn hữu ích cho doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ nhân sự cho nhiều lao động cùng lúc. Ví dụ, công ty mới tuyển một nhóm nhân viên cần nộp bản sao chứng thực căn cước công dân, bằng cấp, chứng chỉ; người lao động cần sơ yếu lý lịch chứng thực chữ ký để bổ sung vào hồ sơ nội bộ; trường hợp tuyển dụng gấp cần hoàn thiện hồ sơ trong ngày. Khi đó, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ tại văn phòng công chứng sẽ giúp cả người lao động và doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Khách hàng khi sử dụng dịch vụ nên mang theo bản chính căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân; bản chính bằng cấp, chứng chỉ, giấy khai sinh, giấy phép lái xe nếu cần chứng thực; mẫu sơ yếu lý lịch đã điền thông tin; ảnh thẻ nếu bộ hồ sơ yêu cầu; giấy tờ khác theo yêu cầu riêng của đơn vị tuyển dụng. Trường hợp hồ sơ có yếu tố nước ngoài, bằng cấp nước ngoài, chứng chỉ nước ngoài hoặc cần dịch thuật, khách hàng nên thông báo trước để được tư vấn về dịch thuật, chứng thực chữ ký người dịch, hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần.
Cần nhấn mạnh rằng dịch vụ làm hồ sơ xin việc không có nghĩa là “làm thay” nội dung không đúng sự thật. Người khai sơ yếu lý lịch phải kê khai trung thực; bằng cấp, chứng chỉ phải là giấy tờ hợp pháp; bản chính dùng để chứng thực phải rõ ràng, không tẩy xóa, không giả mạo, không thuộc trường hợp bị từ chối chứng thực. Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực.
Nếu khách hàng cần làm hồ sơ xin việc lấy ngay, chứng thực sơ yếu lý lịch lấy ngay, sao y bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân để nộp hồ sơ đi làm, vui lòng liên hệ hotline 1900.0164 để được báo giá và tư vấn dịch vụ. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ tuyển dụng thuận lợi hơn; tránh tình trạng đến ngày nhận việc mới phát hiện thiếu giấy tờ; tránh phải đi lại nhiều lần chỉ vì một bản sao chưa chứng thực hoặc một sơ yếu lý lịch chưa chứng thực chữ ký.
Kết luận
Tóm lại, văn phòng công chứng có làm hồ sơ xin việc được không thì câu trả lời là có thể hỗ trợ rất nhiều công việc cần thiết như chứng thực bản sao giấy tờ, chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, chứng thực chữ ký người dịch và hỗ trợ hoàn thiện bộ hồ sơ xin việc theo yêu cầu thực tế. Tuy nhiên, cần hiểu đúng rằng văn phòng công chứng không xác nhận thay nội dung lý lịch, không cấp giấy khám sức khỏe, không cấp lý lịch tư pháp và không thay thế cơ quan chuyên môn trong những thủ tục riêng biệt. Để làm hồ sơ nhanh, đúng, đủ và thuận tiện, khách hàng có nhu cầu làm hồ sơ xin việc hoặc chứng thực sơ yếu lý lịch lấy ngay vui lòng liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn, báo giá và hỗ trợ kịp thời.
Để lại một phản hồi