Văn phòng công chứng có lập vi bằng được không là câu hỏi rất nhiều người đặt ra khi muốn ghi nhận việc giao nhận tiền, bàn giao nhà đất, hiện trạng tài sản, tin nhắn, cuộc họp, hành vi vi phạm hợp đồng hoặc một sự kiện có thể dùng làm chứng cứ về sau. Câu trả lời ngắn gọn là: văn phòng công chứng không có thẩm quyền lập vi bằng; việc lập vi bằng thuộc thẩm quyền của Thừa phát lại tại Văn phòng Thừa phát lại. Tuy nhiên, văn phòng công chứng vẫn có vai trò rất quan trọng trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, văn bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, di chúc và các giao dịch cần bảo đảm giá trị pháp lý cao.
1. Văn phòng công chứng có lập vi bằng được không?
Văn phòng công chứng không lập vi bằng. Đây là điểm cần khẳng định rõ ngay từ đầu, bởi trong thực tế nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa “văn phòng công chứng” và “văn phòng thừa phát lại”. Hai loại hình này đều hoạt động trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, đều liên quan đến giấy tờ pháp lý, đều có con dấu và đều cung cấp dịch vụ cho cá nhân, tổ chức; nhưng chức năng, thẩm quyền và giá trị pháp lý của văn bản được lập ra là hoàn toàn khác nhau.
Theo Luật Công chứng năm 2024, công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng; văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan và có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.
Trong khi đó, vi bằng lại thuộc chế định Thừa phát lại. Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định rõ: Thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp không được lập vi bằng. Cũng tại quy định này, pháp luật khẳng định vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.
Như vậy, nếu một người đến văn phòng công chứng và yêu cầu “lập vi bằng”, về nguyên tắc văn phòng công chứng sẽ không thực hiện nghiệp vụ này. Văn phòng công chứng có thể tư vấn khách hàng thực hiện công chứng hợp đồng, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký hoặc hướng dẫn khách hàng liên hệ Văn phòng Thừa phát lại nếu nhu cầu thực sự là ghi nhận sự kiện, hành vi có thật để làm nguồn chứng cứ.
Sự nhầm lẫn thường phát sinh vì trong đời sống, nhiều người dùng chung cụm từ “đi công chứng giấy tờ” cho mọi loại thủ tục pháp lý. Ví dụ, người dân nói “công chứng vi bằng mua bán nhà”, “công chứng giấy giao tiền”, “công chứng hiện trạng nhà”, “công chứng tin nhắn” nhưng về mặt pháp lý, các cách gọi này chưa chính xác. Nếu là chứng nhận hợp đồng, giao dịch thì thuộc lĩnh vực công chứng; nếu là ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến thì đó là lập vi bằng.
Điểm mấu chốt là: văn phòng công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch bằng văn bản; còn Văn phòng Thừa phát lại lập vi bằng để ghi nhận sự kiện, hành vi có thật. Do đó, khi có nhu cầu làm giấy tờ, người dân cần xác định đúng mục đích: mình cần một văn bản công chứng để giao dịch có hiệu lực hay cần một vi bằng để ghi nhận sự kiện làm chứng cứ.
2. Vi bằng là gì và có giá trị pháp lý như thế nào?
Vi bằng có thể hiểu một cách dễ nhớ là văn bản do Thừa phát lại lập để ghi nhận khách quan một sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. Vi bằng thường kèm theo hình ảnh, video, âm thanh, tài liệu liên quan nếu cần thiết. Giá trị lớn nhất của vi bằng nằm ở việc tạo lập một tài liệu khách quan, có trình tự, có người có thẩm quyền chứng kiến, lập và chịu trách nhiệm về việc ghi nhận.
Theo Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự, hành chính và là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật. Trong quá trình đánh giá, xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu cần thiết, Tòa án hoặc Viện kiểm sát có thể triệu tập Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để làm rõ tính xác thực của vi bằng.
Từ quy định này có thể thấy, vi bằng không tự động làm phát sinh, chuyển giao, thay đổi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản. Vi bằng cũng không làm cho một giao dịch vốn phải công chứng trở thành hợp pháp nếu các bên chỉ lập vi bằng mà không công chứng. Đây là sai lầm rất phổ biến, nhất là trong các giao dịch liên quan đến nhà đất, đặt cọc, giao nhận tiền, mua bán tài sản có giá trị lớn.
Ví dụ, nếu pháp luật quy định hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực thì việc các bên lập vi bằng về việc giao tiền, giao giấy tờ, giao nhà không thể thay thế hợp đồng chuyển nhượng được công chứng. Vi bằng trong trường hợp này có thể ghi nhận sự kiện các bên giao nhận tiền, giao nhận giấy tờ, bàn giao tài sản; nhưng không làm thay chức năng của văn bản công chứng. Pháp luật đã nêu rõ vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.
Giá trị thực tế của vi bằng thường thể hiện trong những tình huống cần bảo toàn chứng cứ. Chẳng hạn, một bên muốn ghi nhận hiện trạng nhà trước khi cho thuê; ghi nhận việc bên thuê trả mặt bằng nhưng để lại hư hỏng; ghi nhận tin nhắn, email, bài viết trên mạng xã hội có dấu hiệu xâm phạm quyền lợi; ghi nhận việc giao nhận tiền, bàn giao tài sản; ghi nhận cuộc họp, sự kiện, hành vi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng. Trong các trường hợp này, vi bằng giúp người yêu cầu có thêm tài liệu để chứng minh sự kiện đã xảy ra tại một thời điểm nhất định.
Tuy nhiên, không phải mọi sự kiện, hành vi đều được lập vi bằng. Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp không được lập vi bằng, trong đó có việc vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình; xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch thuộc phạm vi công chứng, chứng thực; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính; ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu; ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
Chính vì vậy, khi có nhu cầu lập vi bằng, người dân không nên hiểu đơn giản rằng “cứ muốn ghi nhận gì cũng được”. Thừa phát lại phải kiểm tra yêu cầu, đánh giá phạm vi được lập vi bằng, trực tiếp chứng kiến sự kiện, hành vi và lập vi bằng khách quan, trung thực. Người yêu cầu cũng phải cung cấp thông tin, tài liệu chính xác, hợp pháp và chịu trách nhiệm về thông tin mình cung cấp.
3. Phân biệt văn phòng công chứng và Văn phòng Thừa phát lại
Để trả lời chính xác câu hỏi văn phòng công chứng có lập vi bằng được không, cần phân biệt rõ hai chủ thể: Văn phòng công chứng và Văn phòng Thừa phát lại.
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng, nơi công chứng viên thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch và một số việc chứng thực theo quy định. Luật Công chứng năm 2024 quy định tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và điều chỉnh về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.
Trong đời sống, người dân thường đến văn phòng công chứng để công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng tặng cho nhà đất; hợp đồng thế chấp; hợp đồng ủy quyền; văn bản khai nhận di sản; văn bản thỏa thuận phân chia di sản; di chúc; hợp đồng mua bán tài sản; hợp đồng thuê; hợp đồng góp vốn hoặc các giao dịch khác mà pháp luật yêu cầu hoặc các bên tự nguyện yêu cầu công chứng. Điểm trọng tâm của công chứng là chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch.
Ngược lại, Văn phòng Thừa phát lại là tổ chức hành nghề của Thừa phát lại. Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định Văn phòng Thừa phát lại là tổ chức hành nghề của Thừa phát lại để thực hiện các công việc được giao theo quy định, bao gồm các hoạt động như tống đạt, lập vi bằng, xác minh điều kiện thi hành án dân sự và tổ chức thi hành án dân sự trong phạm vi luật định.
Nếu văn phòng công chứng trả lời câu hỏi “giao dịch này có hợp pháp, có đủ điều kiện công chứng không” thì Văn phòng Thừa phát lại lại tập trung vào việc “sự kiện, hành vi này có thật đã xảy ra và được ghi nhận khách quan hay không”. Một bên tạo ra văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên; một bên tạo ra vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc.
Sự khác nhau này đặc biệt quan trọng trong giao dịch nhà đất. Với các giao dịch mà pháp luật yêu cầu công chứng, việc lập vi bằng không làm thay đổi bản chất pháp lý của giao dịch. Ví dụ, nếu các bên mua bán nhà đất bằng giấy viết tay rồi lập vi bằng ghi nhận việc giao tiền, giao giấy tờ thì vi bằng đó không thể thay thế hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng. Người mua có thể có thêm tài liệu chứng minh việc giao nhận tiền nhưng vẫn đối mặt rủi ro rất lớn về hiệu lực giao dịch, sang tên, đăng ký biến động và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.
Một cách dễ hiểu, có thể phân biệt như sau: công chứng là để làm cho giao dịch được chứng nhận về tính xác thực, hợp pháp; vi bằng là để ghi nhận sự kiện, hành vi có thật làm nguồn chứng cứ. Hai loại văn bản này có thể hỗ trợ nhau trong một số tình huống nhưng không thay thế cho nhau.
4. Khi nào cần công chứng, khi nào cần lập vi bằng?
Người dân nên chọn công chứng khi mục đích chính là xác lập, thực hiện hoặc bảo đảm giá trị pháp lý cho một hợp đồng, giao dịch. Ví dụ, các bên muốn chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; muốn lập văn bản khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản; muốn lập hợp đồng ủy quyền; muốn công chứng di chúc; muốn chứng nhận thỏa thuận dân sự có giá trị pháp lý rõ ràng. Trong các trường hợp này, việc đến văn phòng công chứng là phù hợp.
Người dân nên nghĩ đến vi bằng khi mục đích chính là ghi nhận một sự kiện, hành vi đã, đang xảy ra để làm căn cứ chứng minh về sau. Ví dụ, ghi nhận hiện trạng nhà trước khi sửa chữa; ghi nhận việc một bên không bàn giao tài sản đúng cam kết; ghi nhận việc giao nhận tiền trong một sự kiện cụ thể; ghi nhận nội dung trên website, mạng xã hội, tin nhắn, email trước khi bị xóa; ghi nhận hiện trạng công trình liền kề trước khi xây dựng; ghi nhận hành vi cản trở, vi phạm thỏa thuận nếu sự kiện đó thuộc trường hợp được lập vi bằng.
Trong nhiều vụ việc, công chứng và vi bằng có thể cùng tồn tại nhưng đảm nhiệm hai vai trò khác nhau. Chẳng hạn, hợp đồng thuê nhà được công chứng để bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch; đồng thời, khi bàn giao nhà, các bên có thể lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản, thiết bị, công tơ điện nước, tình trạng tường, sàn, cửa, nội thất. Khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng công chứng chứng minh nội dung thỏa thuận; còn vi bằng hỗ trợ chứng minh hiện trạng thực tế tại thời điểm bàn giao.
Tuy nhiên, cần thận trọng với các lời quảng cáo kiểu “lập vi bằng thay công chứng”, “vi bằng mua bán nhà đất là đủ pháp lý”, “mua nhà giấy tay lập vi bằng là an toàn”. Cách hiểu này rất nguy hiểm. Pháp luật đã quy định rõ vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác. Do đó, người dân không nên dùng vi bằng để hợp thức hóa giao dịch mà pháp luật bắt buộc phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trước khi quyết định lập vi bằng hay công chứng, người dân nên tự đặt ba câu hỏi: mình cần ghi nhận sự kiện hay cần xác lập giao dịch; pháp luật có bắt buộc giao dịch này phải công chứng, chứng thực hay đăng ký không; văn bản mình cần dùng về sau là chứng cứ chứng minh sự kiện hay là văn bản làm căn cứ thực hiện thủ tục pháp lý. Trả lời đúng ba câu hỏi này sẽ giúp lựa chọn đúng nơi thực hiện, tránh mất tiền, mất thời gian và hạn chế rủi ro tranh chấp.
Kết luận
Tóm lại, văn phòng công chứng có lập vi bằng được không thì câu trả lời là không. Văn phòng công chứng có chức năng công chứng hợp đồng, giao dịch và thực hiện một số việc chứng thực theo quy định; còn lập vi bằng là thẩm quyền của Thừa phát lại tại Văn phòng Thừa phát lại. Vi bằng có giá trị là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét và là căn cứ để các bên thực hiện giao dịch trong phạm vi pháp luật cho phép nhưng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực hoặc văn bản hành chính khác. Vì vậy, khi cần bảo đảm hiệu lực pháp lý của hợp đồng, giao dịch, người dân nên đến văn phòng công chứng; khi cần ghi nhận sự kiện, hành vi có thật để làm chứng cứ, người dân nên liên hệ Văn phòng Thừa phát lại.
Để lại một phản hồi