Văn phòng công chứng có thuộc Sở Tư pháp không là câu hỏi nhiều người đặt ra khi cần công chứng hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng ủy quyền, văn bản thừa kế, giấy tờ giao dịch dân sự hoặc khi muốn kiểm tra tính pháp lý của một văn phòng công chứng đang hoạt động tại địa phương. Trên thực tế, không ít người cho rằng vì văn phòng công chứng do Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động, chịu sự quản lý, thanh tra, kiểm tra của cơ quan tư pháp địa phương nên văn phòng công chứng là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp. Cách hiểu này chưa chính xác. Theo quy định hiện hành, văn phòng công chứng không phải là cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp, mà là một loại tổ chức hành nghề công chứng được thành lập, đăng ký hoạt động và chịu sự quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.
1. Văn phòng công chứng có thuộc Sở Tư pháp không?
Câu trả lời ngắn gọn là: Văn phòng công chứng không thuộc Sở Tư pháp. Văn phòng công chứng chỉ chịu sự quản lý nhà nước của cơ quan có thẩm quyền trong lĩnh vực công chứng, trong đó có Sở Tư pháp ở địa phương, chứ không phải là phòng, ban, đơn vị sự nghiệp hoặc tổ chức trực thuộc Sở Tư pháp.
Điểm cần phân biệt rất rõ là giữa hai khái niệm: “thuộc Sở Tư pháp” và “chịu sự quản lý của Sở Tư pháp”. Một tổ chức “thuộc Sở Tư pháp” thường được hiểu là tổ chức nằm trong cơ cấu tổ chức hoặc là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở; chịu sự quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế, nhân sự, tài chính công, cơ chế hoạt động nội bộ. Trong khi đó, một tổ chức “chịu sự quản lý của Sở Tư pháp” chỉ có nghĩa là tổ chức đó hoạt động trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Tư pháp; phải đăng ký, báo cáo, chịu thanh tra, kiểm tra và tuân thủ quy định pháp luật chuyên ngành.
Theo Điều 19 Luật Công chứng 2024, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Đây là hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng khác nhau, cùng có chức năng thực hiện hoạt động công chứng nhưng địa vị pháp lý không giống nhau. Luật Công chứng 2024 quy định rõ tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật này và quy định pháp luật có liên quan.
Sự khác nhau quan trọng nằm ở chỗ: Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, còn Văn phòng công chứng không được luật xác định là đơn vị thuộc Sở Tư pháp. Điều 20 Luật Công chứng 2024 quy định Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Ngược lại, Điều 23 Luật Công chứng 2024 quy định Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh; trong một số địa bàn đặc thù có thể được tổ chức theo loại hình công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân theo quy định của Chính phủ.
Như vậy, nếu hỏi chính xác “văn phòng công chứng có thuộc Sở Tư pháp không?” thì phải trả lời là không. Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng hoạt động độc lập về tổ chức và tự chủ về tài chính; không phải là cơ quan nhà nước; không phải phòng chuyên môn của Sở Tư pháp; không phải đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp.
Tuy nhiên, cũng không nên hiểu rằng văn phòng công chứng hoạt động hoàn toàn tự do, không chịu sự quản lý nào. Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, gắn trực tiếp với an toàn pháp lý của các giao dịch dân sự, thương mại, đất đai, thừa kế, hôn nhân gia đình. Vì vậy, văn phòng công chứng vẫn phải được thành lập, đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung đăng ký, tạm ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động, lưu trữ hồ sơ, mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và thực hiện chế độ báo cáo theo đúng quy định pháp luật.
Nói cách khác, văn phòng công chứng không thuộc Sở Tư pháp về mặt tổ chức nhưng có quan hệ quản lý hành chính nhà nước với Sở Tư pháp trong quá trình thành lập và hoạt động. Đây là điểm mấu chốt giúp người dân, doanh nghiệp và cả người hành nghề công chứng tránh nhầm lẫn giữa mô hình công lập và mô hình xã hội hóa trong lĩnh vực công chứng.
2. Căn cứ pháp lý xác định Văn phòng công chứng không phải đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp
Căn cứ pháp lý quan trọng nhất hiện nay là Luật Công chứng 2024 số 46/2024/QH15, được Quốc hội ban hành ngày 26/11/2024 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Luật này điều chỉnh về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.
Trước hết, Điều 19 Luật Công chứng 2024 xác định rõ hệ thống tổ chức hành nghề công chứng chỉ gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Việc luật đặt hai loại hình này cạnh nhau cho thấy đây đều là tổ chức hành nghề công chứng nhưng không đồng nhất về bản chất pháp lý. Phòng công chứng mang tính chất công lập; còn Văn phòng công chứng là mô hình xã hội hóa, do công chứng viên thành lập, hoạt động theo cơ chế tự chủ và chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.
Đối với Phòng công chứng, Điều 20 Luật Công chứng 2024 quy định rất rõ: Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập; Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp; có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng Phòng công chứng, do Giám đốc Sở Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định pháp luật. Đây là căn cứ trực tiếp để khẳng định: nếu là “Phòng công chứng” thì có thể nói là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp.
Trong khi đó, đối với Văn phòng công chứng, Điều 23 Luật Công chứng 2024 lại quy định theo hướng hoàn toàn khác. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh; tại một số đơn vị hành chính cấp huyện có điều kiện đặc thù, Văn phòng công chứng có thể được tổ chức theo loại hình công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để khẳng định Văn phòng công chứng không phải là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp.
Luật cũng quy định Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh phải có từ 02 thành viên hợp danh trở lên, không có thành viên góp vốn; các thành viên hợp danh phải là công chứng viên và có quyền ngang nhau khi quyết định các vấn đề của Văn phòng công chứng. Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật, thực hiện việc quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng. Những quy định này cho thấy Văn phòng công chứng có cơ cấu tổ chức, người đại diện, tài chính, con dấu, tài khoản và trách nhiệm pháp lý riêng.
Một căn cứ khác cũng rất đáng chú ý là quy định về tài chính. Điều 23 Luật Công chứng 2024 nêu Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác theo quy định pháp luật. Nếu Văn phòng công chứng là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp thì về nguyên tắc phải chịu cơ chế tài chính, tổ chức, nhân sự theo mô hình đơn vị thuộc cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập. Tuy nhiên, luật hiện hành lại xác định Văn phòng công chứng hoạt động tự chủ, điều này càng củng cố kết luận rằng Văn phòng công chứng không thuộc Sở Tư pháp.
Ngoài Luật Công chứng 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng là văn bản cần lưu ý. Nghị định này được Chính phủ ban hành ngày 15/5/2025, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Nghị định này hướng dẫn nhiều nội dung liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng, trong đó có chuyển đổi Phòng công chứng, điều kiện hoạt động, công chứng điện tử và các vấn đề quản lý chuyên ngành. Tuy nhiên, tinh thần chung vẫn thống nhất với Luật Công chứng 2024: Phòng công chứng là mô hình công lập; Văn phòng công chứng là mô hình hành nghề công chứng ngoài công lập, hoạt động theo cơ chế riêng.
Từ các căn cứ trên, có thể kết luận: pháp luật không có quy định nào xác định Văn phòng công chứng là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp. Ngược lại, Luật Công chứng 2024 chỉ xác định Phòng công chứng mới là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp; còn Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng được thành lập, đăng ký hoạt động và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân trong trường hợp pháp luật cho phép.
3. Vì sao Văn phòng công chứng vẫn phải làm việc với Sở Tư pháp?
Dù không thuộc Sở Tư pháp, Văn phòng công chứng vẫn có nhiều thủ tục phải thực hiện tại Sở Tư pháp. Đây chính là nguyên nhân khiến nhiều người nhầm tưởng Văn phòng công chứng là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp.
Trước hết, khi thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên đề nghị thành lập phải lập hồ sơ gửi đến Sở Tư pháp nơi dự kiến thành lập Văn phòng công chứng. Điều 24 Luật Công chứng 2024 quy định rõ việc công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi dự kiến thành lập. Như vậy, Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận, thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập theo trình tự pháp luật nhưng việc này không làm phát sinh quan hệ “trực thuộc” giữa Văn phòng công chứng và Sở Tư pháp.
Sau khi có quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng còn phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Điều 25 Luật Công chứng 2024 quy định trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày quyết định cho phép thành lập có hiệu lực thi hành, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định; Văn phòng công chứng được hoạt động và công chứng viên được hành nghề kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động.
Trong quá trình hoạt động, khi thay đổi một số nội dung đăng ký như tên, trụ sở, Trưởng Văn phòng, thành viên hợp danh hoặc danh sách công chứng viên làm việc theo hợp đồng, Văn phòng công chứng cũng phải đăng ký thay đổi tại Sở Tư pháp. Luật Công chứng 2024 quy định trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi một trong các nội dung đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng ký nội dung thay đổi tại Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động.
Sở Tư pháp còn có thẩm quyền trong một số vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của Văn phòng công chứng, chẳng hạn như tạm ngừng hoạt động, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ trong một số trường hợp, kiểm tra điều kiện hoạt động, rà soát hồ sơ đề nghị thu hồi quyết định cho phép thành lập, thu hồi giấy đăng ký hoạt động khi Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động. Điều 32 Luật Công chứng 2024 quy định trong một số trường hợp tạm ngừng hoạt động, Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động ra quyết định tạm ngừng hoạt động; đồng thời Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên và các cơ quan liên quan thực hiện việc bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp luật định.
Điều 33 Luật Công chứng 2024 cũng quy định Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, rà soát và lập hồ sơ đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Khi Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động, Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động trong thời hạn luật định và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập trong trường hợp tương ứng.
Những quy định này cho thấy Sở Tư pháp giữ vai trò cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành ở địa phương, không phải “cơ quan chủ quản” theo nghĩa quản lý trực thuộc như với Phòng công chứng. Sở Tư pháp có quyền tiếp nhận hồ sơ, cấp giấy đăng ký hoạt động, ghi nhận thay đổi, kiểm tra, thanh tra, xử lý hoặc đề nghị xử lý theo thẩm quyền. Tuy nhiên, Sở Tư pháp không phải là chủ sở hữu của Văn phòng công chứng; không trực tiếp điều hành hoạt động hằng ngày của Văn phòng công chứng; không bổ nhiệm Trưởng Văn phòng công chứng theo mô hình Phòng công chứng; không cấp ngân sách hoạt động thường xuyên cho Văn phòng công chứng; không chịu trách nhiệm thay cho Văn phòng công chứng về nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ bồi thường hoặc trách nhiệm nghề nghiệp phát sinh từ hoạt động công chứng.
Có thể hiểu một cách đơn giản: Văn phòng công chứng giống như một tổ chức hành nghề độc lập trong lĩnh vực có điều kiện, được pháp luật cho phép thành lập và hoạt động khi đáp ứng đủ điều kiện. Vì lĩnh vực công chứng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu tài sản, giao dịch dân sự, nhà đất, thừa kế, hôn nhân gia đình nên Nhà nước đặt ra cơ chế quản lý chặt chẽ thông qua Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Sở Tư pháp. Điều này không làm thay đổi bản chất pháp lý độc lập của Văn phòng công chứng.
4. Phân biệt Văn phòng công chứng và Phòng công chứng để tránh nhầm lẫn
Để trả lời đầy đủ câu hỏi “Văn phòng công chứng có thuộc Sở Tư pháp không?”, cần đặt Văn phòng công chứng bên cạnh Phòng công chứng. Đây là hai tên gọi gần giống nhau, cùng thực hiện chức năng công chứng, cùng có công chứng viên, cùng đóng dấu vào văn bản công chứng, cùng tạo ra văn bản công chứng có giá trị pháp lý nhưng mô hình tổ chức lại khác nhau.
Phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng công lập. Theo Luật Công chứng 2024, Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp. Trưởng Phòng công chứng do Giám đốc Sở Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định pháp luật. Vì vậy, khi nói “đơn vị thuộc Sở Tư pháp” thì phù hợp hơn với Phòng công chứng, không phải Văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng ngoài công lập. Văn phòng công chứng được tổ chức theo loại hình công ty hợp danh hoặc trong một số địa bàn đặc thù có thể theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; có con dấu, tài khoản riêng; tự chủ về tài chính; Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng. Vì vậy, Văn phòng công chứng không nằm trong cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp, dù vẫn phải đăng ký hoạt động và chịu sự quản lý theo quy định.
Từ góc độ người dân, việc phân biệt này có ý nghĩa thực tế rất lớn. Khi người dân đến công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp, ủy quyền, khai nhận di sản, văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc các giao dịch khác, văn bản công chứng do Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng lập đều có giá trị pháp lý nếu được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng trình tự, bởi công chứng viên đủ điều kiện hành nghề và tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp. Luật Công chứng 2024 quy định văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu; văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan và có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.
Do đó, người dân không nên cho rằng chỉ Phòng công chứng “nhà nước” mới có giá trị, còn Văn phòng công chứng “tư nhân” thì kém giá trị pháp lý hơn. Cách hiểu này không đúng. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng không phụ thuộc vào việc tổ chức đó là Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng, mà phụ thuộc vào việc tổ chức hành nghề công chứng có được thành lập, đăng ký hoạt động hợp pháp hay không; công chứng viên có đủ điều kiện hành nghề hay không; nội dung, hình thức, trình tự công chứng có tuân thủ quy định pháp luật hay không.
Tuy nhiên, người dân cũng nên thận trọng khi lựa chọn nơi công chứng. Một Văn phòng công chứng hợp pháp phải có tên trong danh sách tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương; có trụ sở rõ ràng; có giấy đăng ký hoạt động; có công chứng viên hành nghề; sử dụng con dấu hợp pháp và thực hiện công chứng tại trụ sở, trừ những trường hợp pháp luật cho phép công chứng ngoài trụ sở. Nếu nghi ngờ một tổ chức mạo danh Văn phòng công chứng hoặc có dấu hiệu hoạt động không đúng quy định, người dân có thể kiểm tra thông tin tại Sở Tư pháp địa phương hoặc trên cổng thông tin của cơ quan quản lý nhà nước về công chứng.
Một điểm cũng cần lưu ý là Sở Tư pháp không phải cơ quan “bảo lãnh” cho mọi nội dung giao dịch do Văn phòng công chứng thực hiện. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng, hoạt động công chứng và thiệt hại nếu có lỗi. Luật Công chứng 2024 quy định tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi của công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng. Điều này tiếp tục cho thấy Văn phòng công chứng có trách nhiệm pháp lý độc lập, không thể xem là một bộ phận của Sở Tư pháp.
Tóm lại, sự khác nhau có thể hiểu ngắn gọn như sau: Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp; Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng độc lập, tự chủ tài chính, được thành lập và hoạt động theo Luật Công chứng, chịu sự quản lý nhà nước của Sở Tư pháp nhưng không trực thuộc Sở Tư pháp.
Kết luận
Văn phòng công chứng có thuộc Sở Tư pháp không? Câu trả lời chính xác là không. Theo Luật Công chứng 2024, chỉ Phòng công chứng mới là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp; còn Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng được tổ chức theo loại hình công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân trong trường hợp pháp luật cho phép, có con dấu, tài khoản riêng và hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính. Tuy không thuộc Sở Tư pháp về mặt tổ chức, Văn phòng công chứng vẫn phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp, chịu sự quản lý, kiểm tra, thanh tra và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý theo quy định. Vì vậy, có thể hiểu ngắn gọn: Văn phòng công chứng không trực thuộc Sở Tư pháp nhưng hoạt động trong lĩnh vực do Sở Tư pháp quản lý nhà nước tại địa phương.
Để lại một phản hồi