Xin dấu sơ yếu lý lịch ở văn phòng công chứng được không là câu hỏi rất thường gặp khi người dân chuẩn bị hồ sơ xin việc, hồ sơ học tập, hồ sơ đi làm, hồ sơ hành chính hoặc các giấy tờ cần xác nhận nhân thân. Trên thực tế, nhiều người vẫn quen gọi là “công chứng sơ yếu lý lịch”, “xin dấu sơ yếu lý lịch” hoặc “xác nhận sơ yếu lý lịch”; tuy nhiên, xét đúng bản chất pháp lý, việc này thường là chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân, chứ không phải công chứng nội dung sơ yếu lý lịch. Việc hiểu đúng sự khác nhau này rất quan trọng, bởi nó quyết định bạn nên đến văn phòng công chứng hay Ủy ban nhân dân cấp xã để thực hiện cho đúng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
1. Xin dấu sơ yếu lý lịch ở văn phòng công chứng được không?
Câu trả lời là: có thể xin dấu sơ yếu lý lịch ở văn phòng công chứng, nếu nhu cầu của bạn là chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng là một trong những chủ thể được thực hiện một số việc chứng thực theo pháp luật về chứng thực; trong đó có chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy định công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người dịch và ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Quy định này có hiệu lực từ ngày 01/11/2025 nên tại thời điểm năm 2026 cần áp dụng theo nội dung đã được sửa đổi này [1].
Nói cách khác, nếu bạn cầm một bản sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ thông tin đến văn phòng công chứng để ký trước mặt công chứng viên, công chứng viên có thể chứng thực rằng chữ ký đó là chữ ký của bạn. Dấu của văn phòng công chứng trong trường hợp này không có nghĩa là công chứng viên xác nhận toàn bộ nội dung trong sơ yếu lý lịch là đúng; mà chủ yếu xác nhận người khai đã ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực và người khai chịu trách nhiệm về nội dung đã khai.
Đây là điểm rất dễ bị nhầm. Công chứng theo Luật Công chứng 2024 là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng hoặc các bên tự nguyện yêu cầu công chứng; còn công chứng viên cũng được thực hiện một số việc chứng thực theo pháp luật về chứng thực [2]. Vì vậy, khi nói “công chứng sơ yếu lý lịch”, cách gọi chính xác hơn nên là chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch tại văn phòng công chứng.
Về giá trị pháp lý, chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó; đồng thời là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản [3]. Điều này có nghĩa là sau khi sơ yếu lý lịch được chứng thực chữ ký, người khai không thể nói rằng mình không ký hoặc không chịu trách nhiệm đối với nội dung đã khai. Tuy nhiên, cơ quan chứng thực không mặc nhiên xác minh từng thông tin như quá trình cư trú, quan hệ gia đình, quá trình học tập, tiền án, tiền sự hoặc việc chấp hành chủ trương, chính sách tại địa phương.
Đối với riêng tờ khai lý lịch cá nhân, Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định các quy định về chứng thực chữ ký được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân; người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai và những mục không có nội dung thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực [4]. Đây là căn cứ quan trọng để khẳng định rằng văn phòng công chứng không “xác nhận đạo đức”, không “xác nhận chấp hành pháp luật”, không “xác nhận hộ khẩu thường trú” theo kiểu nhận xét hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Do đó, về nguyên tắc, xin dấu sơ yếu lý lịch ở văn phòng công chứng là được nhưng cần hiểu đúng là xin chứng thực chữ ký. Nếu cơ quan tuyển dụng, trường học, doanh nghiệp hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ chỉ yêu cầu “sơ yếu lý lịch có chứng thực” hoặc “sơ yếu lý lịch có xác nhận/chứng thực chữ ký” thì bản chứng thực tại văn phòng công chứng thường có thể đáp ứng. Ngược lại, nếu mẫu hồ sơ ghi rõ “xác nhận của UBND xã/phường nơi cư trú” hoặc yêu cầu cơ quan địa phương xác nhận tình trạng cư trú, nhân thân, việc chấp hành pháp luật tại địa phương thì bạn nên hỏi lại nơi tiếp nhận hồ sơ hoặc thực hiện tại UBND cấp xã để tránh bị trả hồ sơ.
2. Khi nào nên xin dấu sơ yếu lý lịch ở văn phòng công chứng, khi nào nên đến UBND cấp xã?
Văn phòng công chứng phù hợp trong những trường hợp bạn cần làm hồ sơ nhanh, thuận tiện về địa điểm, không muốn phụ thuộc vào nơi cư trú hoặc cần chứng thực chữ ký trong giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định đã được sửa đổi, việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực [1]. Vì vậy, bạn không nhất thiết phải về đúng nơi thường trú hoặc tạm trú để chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, miễn là nơi bạn đến có thẩm quyền chứng thực và hồ sơ của bạn hợp lệ.
Ưu điểm lớn của văn phòng công chứng là tính thuận tiện. Người đi làm, sinh viên, người ở xa quê hoặc người cần hoàn thiện hồ sơ gấp có thể đến một văn phòng công chứng gần nơi học tập, nơi làm việc hoặc nơi đang sinh sống để thực hiện. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần mang theo căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ, bản sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ thông tin nhưng chưa ký, sau đó ký trước mặt công chứng viên là có thể được chứng thực nếu không thuộc trường hợp bị từ chối.
Tuy nhiên, không phải mọi yêu cầu “xin dấu sơ yếu lý lịch” đều nên làm ở văn phòng công chứng. Nếu đơn vị tiếp nhận hồ sơ dùng mẫu có dòng chữ “Xác nhận của UBND xã, phường, thị trấn nơi cư trú” hoặc yêu cầu xác nhận về tình trạng cư trú, quan hệ nhân thân, quá trình sinh sống tại địa phương thì về mặt thực tiễn bạn nên đến UBND cấp xã. Lý do là văn phòng công chứng chỉ chứng thực chữ ký và không có chức năng xác nhận thông tin quản lý cư trú, xác nhận hoàn cảnh gia đình hoặc nhận xét về việc chấp hành pháp luật tại địa phương.
Một số hồ sơ xin việc hiện nay vẫn yêu cầu “sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương”. Cách ghi này khá rộng và đôi khi chưa chính xác về mặt pháp lý. Nếu hiểu theo quy định chứng thực, UBND cấp xã cũng thường chỉ chứng thực chữ ký của người khai lý lịch; không tự ý ghi nhận xét vào sơ yếu lý lịch, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác [4]. Nhưng trong thực tế, nhiều cơ quan, doanh nghiệp, trường học vẫn quen tiếp nhận bản có dấu UBND cấp xã. Vì vậy, để tránh mất thời gian, trước khi đi chứng thực tại văn phòng công chứng, bạn nên đọc kỹ yêu cầu của hồ sơ.
Có thể phân biệt ngắn gọn như sau: nếu nơi tiếp nhận chỉ yêu cầu “sơ yếu lý lịch có chứng thực” thì văn phòng công chứng là lựa chọn hợp lý; nếu nơi tiếp nhận ghi rõ “xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú” thì nên làm tại UBND cấp xã; nếu hồ sơ liên quan đến cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang, tuyển dụng đặc thù, xuất khẩu lao động hoặc các trường hợp có mẫu riêng thì nên thực hiện đúng mẫu và đúng nơi mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Ngoài ra, cần lưu ý rằng văn phòng công chứng không xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch là đúng tuyệt đối. Người khai vẫn phải tự chịu trách nhiệm về họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, thông tin cha mẹ, vợ chồng, con, trình độ học vấn, quá trình công tác và các nội dung khác đã ghi. Nếu cố ý khai sai, khai gian, dùng giấy tờ giả hoặc thông tin không trung thực, người khai có thể bị từ chối tiếp nhận hồ sơ, bị xử lý kỷ luật, bị hủy kết quả tuyển dụng hoặc chịu trách nhiệm pháp lý tùy mức độ vi phạm.
Một vấn đề khác cũng cần nói rõ là phí chứng thực. Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp, trong đó một trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản [5]. Tuy nhiên, khi làm tại tổ chức hành nghề công chứng, người dân cũng nên hỏi trước về phí, chi phí sao chụp, chi phí dịch vụ đi kèm nếu có, để tránh nhầm lẫn giữa phí chứng thực theo quy định và các khoản chi phí khác phát sinh theo yêu cầu thực tế.
3. Hồ sơ, thủ tục và lưu ý khi chứng thực sơ yếu lý lịch tại văn phòng công chứng
Khi đến văn phòng công chứng để chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, bạn nên chuẩn bị hồ sơ gọn nhưng đầy đủ. Thông thường, giấy tờ cần mang theo gồm: bản sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ thông tin nhưng chưa ký; căn cước công dân, thẻ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ còn giá trị sử dụng; các giấy tờ liên quan để tự đối chiếu thông tin khi cần, chẳng hạn giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng cấp, quyết định tuyển dụng, sổ bảo hiểm hoặc tài liệu chứng minh quá trình công tác nếu nội dung kê khai phức tạp. Về thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tùy thân và giấy tờ, văn bản sẽ ký; người thực hiện chứng thực kiểm tra điều kiện, yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt, ghi lời chứng, ký, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực [6].
Điểm quan trọng nhất là không nên ký sẵn vào sơ yếu lý lịch trước khi đến văn phòng công chứng. Bản chất của chứng thực chữ ký là người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký đó đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Vì vậy, trong trường hợp thông thường, bạn phải ký trước mặt công chứng viên hoặc người có thẩm quyền tiếp nhận theo quy trình. Nếu đã ký trước, có nơi có thể yêu cầu bạn lập lại bản khác hoặc ký lại để bảo đảm đúng quy định.
Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên rà soát kỹ toàn bộ nội dung trong sơ yếu lý lịch. Những thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, nơi ở hiện nay, số điện thoại, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, quá trình học tập, quá trình làm việc, thông tin cha mẹ, vợ chồng, con cái cần được ghi thống nhất với giấy tờ gốc. Những mục không có thông tin nên gạch chéo, vì Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân và mục không có nội dung phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực [4].
Văn phòng công chứng có thể từ chối chứng thực trong một số trường hợp. Ví dụ: tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc giả mạo; giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; hoặc giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký theo quy định [7]. Đối với sơ yếu lý lịch, nếu nội dung bị tẩy xóa, sửa chữa bất thường, khai báo mâu thuẫn, có dấu hiệu gian dối hoặc không đủ căn cứ xác định người yêu cầu chứng thực, công chứng viên có thể yêu cầu làm rõ, bổ sung giấy tờ hoặc từ chối chứng thực.
Một lưu ý thực tế là không nên yêu cầu văn phòng công chứng ghi thêm các nội dung như “công dân chấp hành tốt pháp luật”, “không vi phạm pháp luật”, “có đạo đức tốt”, “không có tiền án tiền sự” hoặc “hiện cư trú tại địa phương”. Những nội dung này không thuộc bản chất của chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Nếu hồ sơ cần xác nhận không có án tích, bạn cần làm Phiếu lý lịch tư pháp theo thủ tục riêng; nếu cần xác nhận cư trú, cần thực hiện thủ tục xác nhận thông tin cư trú theo quy định về cư trú; nếu cần xác nhận tình trạng hôn nhân, cần xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại cơ quan có thẩm quyền. Không nên dùng sơ yếu lý lịch đã chứng thực chữ ký để thay thế cho các loại giấy xác nhận chuyên ngành này.
Trong thực tế, người dân nên thực hiện theo trình tự sau để tránh bị trả hồ sơ: trước hết, đọc kỹ yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ; tiếp theo, xác định họ cần “chứng thực chữ ký” hay “xác nhận của địa phương”; sau đó mới chọn văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã; cuối cùng, điền đầy đủ thông tin, không ký trước, mang giấy tờ tùy thân hợp lệ và kiểm tra lại bản chứng thực sau khi nhận kết quả. Nếu phát hiện sai sót như sai số căn cước, sai họ tên, thiếu dấu giáp lai, thiếu lời chứng hoặc ký nhầm vị trí, cần đề nghị xử lý ngay tại nơi chứng thực.
Một câu hỏi thường gặp là bản sơ yếu lý lịch chứng thực ở văn phòng công chứng có thời hạn bao lâu. Pháp luật về chứng thực không ấn định một thời hạn chung cho sơ yếu lý lịch đã được chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan, doanh nghiệp, trường học chỉ chấp nhận sơ yếu lý lịch được chứng thực trong vòng 03 tháng hoặc 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Vì vậy, bạn nên làm bản mới gần thời điểm nộp để bảo đảm tính cập nhật, nhất là khi có thay đổi về nơi cư trú, tình trạng hôn nhân, công việc hoặc thông tin nhân thân.
Kết luận
Tóm lại, xin dấu sơ yếu lý lịch ở văn phòng công chứng được không thì câu trả lời là được nhưng cần gọi đúng là chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch. Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản; việc chứng thực này không nhằm xác nhận toàn bộ nội dung lý lịch là đúng, mà xác nhận người khai đã ký và tự chịu trách nhiệm về nội dung đã khai. Nếu nơi tiếp nhận hồ sơ chỉ yêu cầu sơ yếu lý lịch có chứng thực, bạn có thể đến văn phòng công chứng để thực hiện cho thuận tiện. Ngược lại, nếu hồ sơ ghi rõ phải có xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú hoặc cần xác nhận thông tin hành chính chuyên biệt, bạn nên thực hiện đúng theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để tránh mất thời gian, công sức và chi phí.
Danh mục tài liệu tham khảo
[1] Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
[2] Luật Công chứng 2024, Luật số 46/2024/QH15.
[3] Nghị định 23/2015/NĐ-CP về giá trị pháp lý của chữ ký được chứng thực.
[4] Thông tư 01/2020/TT-BTP, Điều 15 về chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân.
[5] Thông tư 226/2016/TT-BTC về mức thu phí chứng thực chữ ký.
[6] Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 24 về thủ tục chứng thực chữ ký.
[7] Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 25 về trường hợp không được chứng thực chữ ký.
Để lại một phản hồi